Профіль посади як основа HR-системи

На сьогоднішній день дуже багатьом HR-фахівцям зрозуміло, що у центрі системи управління персоналом знаходиться оцінка, а її центральним елементом є профіль посади.

Штатна одиниця з’являється, виходячи з цілей підприємства, його завдань, специфіки сфери діяльності. Профіль посади пов’язаний з усіма функціональними областями HR-системи:

Профіль посади та рекрутинг. Для якісного підбору персоналу потрібне розуміння посади, її функціоналу, усвідомлення тих еталонів, яким повинні відповідати кандидати, і в якій мірі це відповідність вимагається, адже ідеальних кандидатів не буває. Потрібна досить велика кількість додаткової інформації, якою повинен володіти рекрутер, перш ніж він буде готовий помістити анонс вакансії в ЗМІ. Потрібно сформувати профілі посад, до створення яких необхідно залучати безпосередніх керівників, і на підставі яких повинна складатися заявка і здійснюватися пошук та оцінка кандидатів. Менеджер з підбору персоналу повинен володіти великим обсягом інформації не тільки про вакансії, але й про саму посади, її функціонал, професійні компетенції, необхідних для якісної роботи, критерії оцінки ефективності роботи співробітника. Цю інформацію він зможе почерпнути в профілі посаді, який в рекрутменті необхідний, оскільки:

· в ньому міститься докладний опис посади;

· він є стандартом посади, узгодженим на всіх рівнях управлінців, які мають відношення до цієї посади;

· включає не тільки еталонні вимоги, але й є інструментом оцінки, прийнятий і погоджений з учасниками бізнес-процесу «Найм персоналу».

Отримавши профіль, рекрутер розуміє, кого, куди, на які умови, з яким рівнем професійних знань і навичок, з якими психологічними та особистісними особливостями потрібно шукати.

Профіль посади та адаптація персоналу.  Саме профіль містить чіткий та виразний опис функціоналу, а тому стає зрозумілим, до яких функцій співробітник повинен бути адаптований. І, нарешті, профіль, що містить параметри оцінки ефективності роботи співробітника, дозволяє відразу правильно ставити завдання новачкові і готувати його до роботи після випробувального терміну, відразу адаптуючи працівника до системи оцінки роботи персоналу, прийнятої на підприємстві.

Профіль посади та оцінка персоналу. Формуючи систему оцінки, а не використовуючи її епізодично, підприємство знижує ризики при прийомі співробітників, що не відповідають вимогам посади і компанії, а також дозволяє виробляти правильну ротацію персоналу, розвивати і створювати кадровий резерв, вибудовувати систему навчання конкретним навичкам і вмінням, засновану на реальних потребах співробітників.

Профіль посади дозволяє побачити ті ключові вимоги до здібностей та якостей, які повинні бути виражені в співробітників у конкретній мірі і ступені. А це значить, що існує внутрішній еталон, за яким менеджери по персоналу і приймають рішення щодо готовності працівників виконувати ту чи іншу роботу на своєму робочому місці. Саме профіль посади містить моделі професійних компетенцій, якими повинен володіти персонал, і, що найважливіше, профіль дозволяє побачити допустимі відхилення від еталонних вимог до рівня знань, умінь і навичок співробітників, оскільки модель компетенцій містить шкалу їх вираженості. Завдяки комплексному профілю посади менеджер, який формує конкретну оціночну процедуру, вибирає методи, відповідні компетенціями, закріпленим в профілі, і оцінює кожну методику з точки зору її точності, необхідності і достатності. А це збільшує об’єктивність оцінки. Профіль не дозволяє нам експериментувати, а створює точну програму дій, спрямовану на отримання результатів високого ступеня достовірності, і пред’являє до методик певні вимоги. Оскільки профіль містить кількісні та якісні показники та оцінні критерії, то він дозволяє проводити порівняння результатів співробітників, отриманих в ході оцінки, з еталонними вимогами. Якщо ж оцінка є регулярним інструментом, то профіль дозволяє бачити динаміку змін та порівнювати результати, отримані в різний час.  

Професіограма - це опис психологічних, виробничих, технічних, медичних, гігієнічних та інших особливостей спеціальності, професії, в якій вказують функції даної професії і труднощі в її освоєнні, пов’язані з певними психофізіологічними якостями людини і з організацією виробництва.

Психограма - це портрет успішного професіонала, що працює в певній професії, що включає опис професійно важливих якостей. Однак у тому випадку, коли ми говоримо про опис посади, даної інформації буде недостатньо. І в першу чергу це пов’язано з тим, що посада не дорівнює професії, а часто суміщає знання, навички та вміння декількох професійних спеціалізацій. І кількість, і якість цих спеціалізованих умінь залежить від конкретного підприємства та функціоналу посади, передбаченого в рамках бізнес-процесів, що реалізуються на підприємстві. Ні професіограма, ні психограма не вирішують завдань щодо повноцінного опису посади. Наше стійке переконання: профіль посади на сьогоднішній день - єдиний інструмент комплексного її опису.

Профіль посади - це інструмент, який є не тільки переліком вимог, що пред’являються посадою до персоналу, це і стандарт посади, еталон, відповідно до якого фахівці в галузі управління персоналом зможуть побудувати всі HR-процеси для даної посади зокрема і для підприємства в цілому: підбір персоналу, адаптацію, оцінку, мотивацію та розвиток.

У поточній практиці підприємств, на наш погляд, має сенс говорити про два підходи до системи профілювання посад:

Ситуативний. У цьому випадку профіль створюється в міру виникнення гострої необхідності. Зрозуміло, що в цьому випадку, як правило, його творець обмежений у часі, тому ми, швидше за все, побачимо не профіль посади, а лише якусь заготовку для його створення, конспект. Формується перелік найбільш загальних пунктів, як то: опис робочого місця, функції, обов’язки, права, деякі навички, формальні вимоги до співробітника (стать, вік, освіта, досвід).

Методичний. У рамках цього підходу профілювання посад стає самостійною задачею служби персоналу. Усі творці опису посад підходять до завдання комплексно, прагнучи описати структуру посади, її особливості, функціонал, зони відповідальності, вимоги до персоналу, який виконує посадові обов’язки, профіль компетенцій, потрібних для виконання робочих завдань з необхідною якістю, особистісний профіль працівника.

Потрібно відразу відзначити, що такий підхід забирає набагато більше часу, змушує займатися питанням профілювання окремо і спеціально. Але в цьому випадку можна говорити про те, що такий профіль створюється для всієї системи управління персоналом.

Чудово, якщо на підприємстві існує інформаційна система, що дозволяє створювати і вести профілювання посад. Але навіть якщо її немає, ця робота повинна виконуватися, і її плоди не змусять себе довго чекати:

·      збільшується швидкість обробки внутрішніх запитів на пошук і підбір персоналу;

·      знижуються ризики при пошуку та оцінки кандидатів, оскільки створюється особистісний профіль і систематизується оцінний інструментарій;

·      стає ясною і прозорою для всіх учасників система адаптації персоналу;

·      формуються стандарти посад;

·      система оцінки стає регулярною і більш об’єктивною.

Складові профілю посади:

Місце в організаційній структурі. Перше, що необхідно зробити, це визначити, яке місце займає посаду у загальній структурі підприємства і як вона пов’язана з іншими посадами: яка система підпорядкованості, які суміжні підрозділи та посади, включені в них, найбільш часто взаємодіють з оцінюваною посадою.

Структура функцій. Потрібно докладно описати функціонал посади, що дозволяє всім його користувачам чітко і однозначно розуміти, які обов’язки виконує співробітник, що працює на конкретній посаді і в рамках існуючих бізнес-процесів.

Профіль професійних компетенцій - система компетенцій, якими повинен володіти співробітник, виконуючи завдання. Практично, це вимоги посади до професійних знань і навичок співробітників. Відзначимо, що всі компетенції повинні бути описані за допомогою індикаторів і містити шкалу оцінки або градацію по вимогам до рівня виразності кожної компетенції. Наявність профілю професійних компетенцій дозволить вам збільшити якість оцінки кандидатів на посаду та вже працюючих співробітників.

Особистісний профіль працівника. Вся інформація цього розділу містить вимоги до рівня вираженості особистісних особливостей, властивостей і якостей співробітника. Не потрібно включати зайві якості. Основна вимога - відобразити ті властивості, які можуть чинити на діяльність співробітника значний вплив. Окрему увагу варто приділити когнітивним процесам, таким, як увага, пам’ять, мислення. Якщо посада вимагає освоєння постійно зростаючого обсягу нової інформації або обов’язкового навчання співробітника новим функціям та операціям, то необхідно оцінити рівень навченості співробітника.

Формальні вимоги. Даний розділ найбільш знайомий HR-фахівцям і його опис зазвичай не створює особливих складностей. У нього, як правило, включені вимоги до статі, віку, освіти, досвіду фахівців.

Було б непогано, якби менеджери по персоналу, створюючи профіль, заздалегідь подумали про методи оцінки тих чи інших параметрів, описаних у розділах профілю, і створили розділ, в якому вказали б обов’язкові методи та методики оцінки, які можуть бути використані в подальшій роботі. Така стандартизація методів оцінки персоналу дозволяє сформувати систему порівняння співробітників між собою і побачити зміни у вираженості тих чи інших властивостей і якостей співробітників протягом певного часу.

Результати застосування профілю посади:

·    Профіль об’єднує всі HR-процеси в єдину систему, зрозумілу не тільки для співробітників підрозділів з управління персоналом, але і для керівників усіх рівнів.

·    Профіль посади визначає еталонні вимоги до персоналу і формує систему допусків до цього еталону, дозволяє формувати рівні компетентності. Всі оціночні процедури, побудовані на основі профілю посади, виявляють реальний рівень відповідності співробітників еталону.

·    Опис посади дозволяє нівелювати суб’єктивні чинники оцінки персоналу, оскільки всі передбачувані критерії оцінки та одержувані за ним результати, закладені у профілі, відносяться до якісних та кількісних показників. Всі виявлені відхилення від еталонних вимог показують, які знання, вміння та навички співробітників вимагають активного розвитку. Крім того, стає зрозумілим, наскільки великі відхилення від нормативних вимог. І, нарешті, виявляючи проблемні зони, фахівець з управління персоналом разом з керівниками підрозділів може створити систему ефективного навчання та розвитку персоналу.

·    Профіль дозволяє знизити ризик помилки при прийомі кандидатів на роботу, при ротації кадрів.

·    Профіль є основною для формування стандартизованої системи оцінки знань, умінь і навичок персоналу, що працює на посаді.